Menggali Peran Notaris dan PPAT: Kunci Kepastian Hukum dalam Berbagai Aspek di Kehidupan Sehari-hari

Penulis Artikel : Farah Salsabilla Azura Putri, Mahasiswa Fakultas Hukum Universitas 17 Agustus 1945 Surabaya

Surabaya | jurnalpagi.id

Dalam kehidupan sehari-sehari, masyarakat sering kali di hadapkan dengan proses pembuatan dan pengesahan suatu dokumen, maka keberadaan Notaris dan Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) sangat penting dalam masyarakat, terutama dalam konteks hukum dan transaksi bisnis, karena untuk memastikan bahwa setiap transaksi hukum dilakukan dengan benar dan sah. Notaris berperan untuk memberikan kepastian hukum melalui pembuatan akta otentik. Notaris juga sebagai pihak yang netral yang menjamin semua perjanjian dan transaksi dilakukan sesuai ketentuan hukum yang berlaku.

Di dalam praktik pembuatan dan pengesahan dokumen, terdapat beberapa istilah yang mungkin terasa asing dan membuat bingung masyarakat yang masih awam untuk memilih dokumen mana yang sesuai untuk kebutuhannya, beberapa istilah ini seperti Akta Notaris, Legalisasi, Legalisir, dan Warmerking.

Akta notaris adalah dokumen otentik yang dibuat oleh atau di hadapan notaris sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Jabatan Notaris (UUJN) dan Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata). Menurut Pasal 1 UUJN, akta notaris memiliki kekuatan hukum yang mutlak, sehingga tidak perlu dibuktikan lagi kebenarannya selama tidak ada bukti sebaliknya yang menunjukkan bahwa akta tersebut palsu.

Akta notaris ini mempunyai peran yang krusial dalam memastikan legalitas dan kepastian hukum dalam berbagai transaksi, dengan kekuatan hukum yang dimiliki, akta ini tidak hanya melindungi hak-hak para pihak tetapi juga memberikan kepastian bagi masyarakat dalam menjalankan aktivitas hukum mereka. Akta ini memiliki kekuatan pembuktian yang tinggi, sehingga dapat digunakan sebagai bukti yang sah di Pengadilan. Dengan adanya akta notaris, kejelasan mengenai hak dan kewajiban masing-masing pihak dapat ditegaskan, sehingga dapat mengurangi potensi terjadinya perselisihan atau sengketa di kemudian hari.

Akta notaris sendiri terbagi menjadi 2 (dua), yaitu:

1. Akta yang dibuat oleh Notaris (Akta Relaas): Dalam akta ini, notaris yang masih dalam menjalankan jabatannya, menulis atau mencatatkan semua hal yang dilihat atau didengar sendiri secara langsung oleh notaris yang dilakukan oleh para pihak. Contoh akta ini yaitu Akta Risalah Rapat Umum Pemagang Saham (RUPS) suatu Perseroan Terbatas, dan akta pencacatan budel.
2. Akta yang dibuat di hadapan Notaris (Akta Partij): Merupakan akta yang dibuat di hadapan notaris atas permintaan para pihak, sehingga notaris wajib mendengarkan pernyataan dan keterangan para pihak yang dinyatakan sendiri oleh para pihak tersebut di hadapan notaris, ke dalam bentuk akta. Contoh akta ini, adalah perjanjian kredit, perjanjian jual beli, dan perjanjian sewa menyewa.

Pada Pasal 1874 KUHPerdata terdapat istilah akta di bawha tangan, akta ini merupakan akta yang ditandatangani di bawah tangan, surat-surat, register-register, dan tulisan-tulisan lain yang dibuat tanpa perantara seorang pejabat umum, sehingga akta ini memiliki kekuatan pembuktian yang tidak sekuat akta autentik. Notaris berwenang untuk mengesahkan tanda tangan dan menetapkan kepastian tanggal surat di bawah tangan dengan mendaftarkannya dalam buku khusus, dan memastikan apakah isi akta tersebut sudah sesuai atau tidak, dan tindakan hukum inilah yang disebut Legalisasi.

Jika dilihat sekilas antara legalisasi dan legalisir, terlihat hampir sama, namun keduanya memiliki makna yang berbeda. Pada saat melakukan legalisir, notaris berwenang memberikan cap atau stempel, paraf dan/atau tanda tangan disetiap halaman, dan diberi keterangan bahwa dokumen fotokopi yang telah dibuat sama dengan dokumen asli yang diperlihatkan di hadapan notaris, serta tidak ada batasannya surat apa saja yang dapat dilegalisir oleh notaris.

Sedangkan Waarmeking adalah proses pendaftaran atau register dokumen bawah tangan di buku khusus (repertoriumwaarmeking) yang dibuat oleh notaris, dan dokumen tersebut sudah dibuat dan ditandatangani oleh para pihak. Dengan begitu, akta di bawah tangan ini tidak ditandatangani di hadapan notaris, namun telah ditandatangani sebelumnya, sehingga tanggal penandatangan dan tanggal pendaftarannya berbeda. Dalam proses ini, notaris tidak bertanggung jawab terhadap materi atau isi, dan tanda tangan para pihak dalam surat tersebut karena notaris hanya mendaftarkan surat di bawah tangan tersebut pada buku khusus di kantornya dan memberikan kepastian terkait tanggal penerimaan surat tersebut. Dilakukannya waarmeking, bertujuan sebagai bukti bahwa dokumen tersebut sudah pernah dibuat oleh para pihak dan sudah pernah didaftarkan ke notaris dan tercantum dalam buku khusus waarmeking.

Adanya bantuan notaris, masyarakat dapat merasakan rasa aman dan terlindungi dalam menjalani berbagai aktivitas hukum. Oleh karena itu, penting bagi setiap individu dan perusahaan untuk memahami akan peran notaris agar dapat memanfaatkannya secara optimal dalam berbagai aspek di kehidupan sehari-hari.